Referat
Ordinær generalforsamling 2021 i Grundejerforeningen ”Fjordparken 2”
Dato: søndag d. 22/8 fra 10.00 – 12.00
Sted: Klostermarkskolens filmlokale
Dagsorden:
(Der er medsendt særskilt bilag med regnskab 2020 og budgetforslag 2021 og ét samlet bilag vedr. punkterne 4A, 4B, 4C):
1): Valg af dirigent
Valgt blev: Flemming, Strandgårdvej 40, valgt
Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen er lovligt indkaldt. Vi følger den fastlagte dagsorden. Stemmetællere, Anders nr 9 og Claus nr. 134, blev valgt.
2): Bestyrelsens mundtlige beretning.
a) arbejdet med formulering af nye vedtægter, se også dagsordenpunkt 4A
b) proces vedr. byplan 693
c) det kommende anlæg af fjernvarmeforsyning og dets konsekvenser for vejvedligeholdelsen
d) samarbejdet med ”Strandgårdsvejens Grundejerforening”
e) Roskilde Kommunes ”Vinter- og renholdelsesregulativ” (udvalgte sider uddelt med dagsorden)
f) kommende ændringer af Roskilde kommunes affaldssortering
- Stort arbejde med formuleringen af de nye vedtægter samt afklare medlemskredsen og orientering af alle medlemmer. Meget bestyrelsestid er blevet brugt her.
- Ny byplan. Vi var høringsberettigede. Bestyrelsen var lidt forundrede over forslaget, da det ikke virkede til, at kommunen var klar over, at vi er en selvstændig forening med egne servitutter. Bestyrelsen sendte en høring ud blandt medlemmerne for at sende en samlet tilbagemelding fra foreningen til kommunen. Der var et flertal for at melde tilbage, at vi var imod forslaget om ændrede servitutter fsva. udseende på bolig for Strandgårdsvejens ulige numre. Enkelte medlemmer var positivt stemt for kommunens forslag, og de blev opfordret til at sende en individuel tilbagemelding til kommunen.
- Anlæg af fjernvarme og konsekvenser for vejvedligeholdelse – anlæg går formentlig i gang i løbet af 14 dage. Stålplader bliver lagt ud, så man kan komme ind til egen parkeringsplads. Arbejdet tager 10-11 uger. Slutasfalteringen kan først laves efter 2 år. Vi får et bestemt beløb (ikke fastsat endnu) pr. kvadratmeter til slutasfaltering. Dem, der har meldt sig til, vil blive kontaktet af entreprenøren, Søren Jensen. De er ikke glade for at grave igennem betongulve og rør i husene, hvilket kan betyde, at der skal graves rundt om huset for at komme ind det rigtige sted.
Den lige side af Haraldsborgvej får fjernvarme ind fra Nordvej.
- Godt samarbejde med den anden grundejerforening på Strandgårdsvej. Fx vil vi foreslå, at vores veje bliver repareret på samme tidspunkt. God vejfest. Nye beboere på vejen opfordres til at deltage.
- Vinter- og renholdelsesregulativ – vores ordning med at få ryddet sne indebærer ikke glatførebekæmpelse. Det skal vi huske at gøre selv. Vi skal selv glatførebekæmpe både fortov og ud til midten af vejen. Rendesten og fortov skal også holdes rent for ukrudt af det enkelte medlem.
- Opfordring til at følge med i affaldsordningen hos Roskilde kommune. Det ser ud til, der kommer et forslag om, at hvis ens affaldsspande står mere end 5 meter fra skel (fra vejen), opkræves der yderligere. Hvor meget vides ikke.
Spørgsmål fra nr. 9 – træer der blev fredet og løvfald, hvad med det? Det blev nævnt i høringssvaret, men vi har ikke fået svar fra kommunen.
Beslutning: Beretningen blev godkendt.
3): Revideret regnskab 2020 (fremsendt som bilag)
Caroline fremlagde regnskabet. Bemærk, vi betaler gebyr for at have penge stående på vores konto. Vi har en vejfond og snefond, tidligere blevet besluttet, at vores indbetalinger går til vejfond, da snefonden er rigelig stor. 2 kloaknedløb er blevet repareret i årets løb. Mht. snerydning – de sidste ti år har vi i gennemsnit brugt 4.000 kr. på snerydning årligt.
Beslutning: Regnskabet blev godkendt
4): Forslag fra bestyrelsen:
Der var ikke nok gyldige stemmer til, at der kunne stemmes om nye vedtægter på generalforsamlingen. Der indkaldes derfor inden for den næste måned til en ekstraordinært generalforsamling. Datoen bliver fastlagt af bestyrelsen og meldt ud.
De resterende forslag kunne de fremmødte medlemmer stemme om ved simpelt flertal.
A: Ny vedtægt for foreningen, se vedlagte bilag.
Vedtægten skal træde i kraft straks efter den generalforsamling, hvor den vedtages
Beslutning: Udskydes til ekstraordinær generalforsamling
B: Ny ekstern hjemmeside for foreningen, se vedlagte bilag.
Ny hjemmeside foreslås at være virksom pr. 1/1-22, og etableringen betales af puljen til drift af foreningen, som foreslås oprettet i budget 2021. Hjemmesiden skal hostes af en ekstern leverandør. Til arbejdet med at undersøge mulighederne, dannes der en arbejdsgruppe af særligt interesserede.
Bestyrelsen ønsker at købe en løsning, ikke udvikle egen løsning. Formålet er at gøre det nemmere for både nuværende og kommende medlemmer samt ejendomsmæglere at finde relevant information. Derudover skal vedligeholdelse af hjemmeside ikke være afhængig af enkelte medlemmer. Det ønsker vi – på lige linje med revisor – at købe os til.
Beslutning: Forslaget blev vedtaget.
Arbejdsgruppen blev: Foreløbigt Kirsten og Kasper, Strandgårdsvej 19. Der ønskes minimum 1 medlem mere.
C: Samlet plan for vedligeholdelse af belægning på Strandgårdsvej.
Arbejdsgruppe med interesserede foreslås nedsat med det formål, at der på general-
forsamlingen i 2022 kan træffes beslutning om en samlet plan
Se bilag med forslag til opgavebeskrivelse
Beslutning om særligt udvalg: Forslaget blev vedtaget.
Opgavebeskrivelse: Udarbejd et oplæg til, hvilket arbejde på vejen, der skal laves, samt kom med et forslag til, hvordan opsparing skal foregå. Input fra formanden, Finn, kan indhentes.
Udvalget blev: Ingen medlemmer meldte sig. Bestyrelsen kan ikke løfte opgaven alene, så der er behov for, at der er medlemmer, der melder sig.
D: Kontingent for 2021.
Nedenstående er indarbejdet i forslag til budget 2021
a: Alle medlemmer indbetaler 200,- årligt til drift af foreningen, dvs hjemmeside, printerudgifter mv
Beslutning: Forslaget blev vedtaget
b: Der indbetales ikke i 2021 til snerydning på Strandgårdsvej
Beslutning: Forslaget blev vedtaget
c: Som i 2020 indbetaler medlemmer på Strandgårdsvej 2000,- til opsparing til opgaver vedr. vedligehold af vej og fortov. Nuværende forløb med istandsættelse af to vejafløb om året sættes i bero, til udvalget fra punkt 4 c fremlægger planer for det samlede arbejde i 2022,
Bemærk, at der kun skal stå 34 medlemmer og ikke 35 medlemmer, der skal betale 200 kr, da Nordvej 1 ikke er inkluderet af vedtægterne.
Beslutning: Forslaget blev vedtaget.
Dermed blev det samlede forslag til kontingent vedtaget.
E: Generalforsamlingens gennemgang af de gældende servitutter, vedtaget i 2020, udsættes til 2022,
hvor generalforsamlingen forventes at kunne blive gennemført i foråret.
Arbejdet med især de nye vedtægter belaster bestyrelsens kapacitet, hvorfor gennemgangen af servitutterne udsættes.
Beslutning: Forslaget blev vedtaget.
5): Forslag fra medlemmerne:
Haraldsborgvej 134 har foreslået, at enten hele Haraldsborgvej eller enkelte medlemmer kan melde sig ud af foreningen. Især flere af de lige numre på Haraldsborgvej føler et større fællesskab med vejlauget på Nordvej. Nr. 134 har talt med kommunen, som siger, at det er kommunen, der skal tage stilling til, om de kan blive frigivet. Generalforsamlingen skal tage stilling til, om bestyrelsen kan indstille til kommunen, at hele eller enkelte medlemmer kan melde sig ud. Tekstforslag fra nr. 134 er sendt ud til medlemmerne. Det er ikke en vedtægtsændring, hvorfor vi godt kan stemme om det, ligesom det kan afgøres ved simpelt flertal. Det skal specificeres i forslaget til kommunen, hvilke numre/medlemmer der søger.
Et medlem spørger ind til, om vi fortsat skal være privat vej, hvis Haraldsborgvej melder sig ud. Det har ikke noget med forslaget at gøre, men generalforsamlingen noterer sig inputtet.
Beslutning: Forslaget blev vedtaget.
6): Valg til medlemmer af bestyrelsen.
Nuværende bestyrelse tilbyder at fortsætte til generalforsamlingen i 2022, hvor de nye vedtægters valgordning kan påbegyndes.
Beslutning: Forslaget blev godkendt
Bestyrelsen er således fortsat: Finn, nr. 20, Caroline nr. 16, Ivan nr. 11 og Kirsten nr. 19
7): Valg af 2 suppleanter.
Der er for øjeblikket ingen suppleanter.
Valgt blev: Ingen suppleanter meldte sig
8): Valg af revisor:
Bestyrelsen foreslår at fortsætte nuværende ordning med ekstern revisor, H.B. Revision
Beslutning: Forslaget blev godkendt
9): Eventuelt:
Det var ikke muligt at stemme om vedtægter på dagens møde, men nr. 11 foreslog, at vi gennemgik vedtægterne, nu hvor nogle medlemmer var mødt frem. Det blev ikke vedtaget, da det er vigtigt, at alle, der skal stemme, hører det samme og kan tage stilling til forslaget på samme grundlag. Man skal være til stede (fysisk), når der skal stemmes om vedtægtsændringer.
Bestyrelsens begrundelse for at få lavet nye vedtægter er dels for at få afklaring på, hvem der er medlemmer i foreningen, dels for at få gjort tydeligt hvad vi som grundejerforening kan tage stilling til og skal leve op til og hvad kommunen har ansvar for, og som vi ikke har indflydelse på (fx servitutter). Derudover har vi kun vedtægterne i papirform, ligesom mange af formuleringerne er af ældre karakter. Vi ønsker at have vedtægterne i digitalt format samt have en opdateret sproglig udgave.
Medlemmerne opfordres til selv at sætte sig ind i, hvor forskellene mellem de nuværende og de nye vedtægter ligger, inden den ekstraordinære generalforsamling. Langt de fleste er sproglige moderniseringer. Dog kan vi gøre opmærksom på, at især §4 i de nye vedtægter adskiller sig væsentligt fra de nuværende vedtægter. På den ekstraordinære generalforsamling vil vi gå igennem det nye forslag, men ikke sammenholde de nye med de gamle.